La gestión documental, realmente puede abarcar todo el
proceso que lleva la documentación en una empresa (creación, modificación, almacenamiento, consulta,
tratamiento, destrucción). Es imprescindible que las empresas tengan métodos o formas
de gestionar su documentación, porque la mejora va ser notoria en muchos
aspectos. A continuación daremos algunas razones por las cuales es ideal
implementar un sistema de gestión documental:
1- Se reducen los costos documentales de la empresa,
porque se dispondrá de tecnología más barata para realizar las mismas
tareas.
2- Aumenta la eficacia que tiene el personal, no se van
ha producir pérdidas de tiempo para buscar la documentación.
3- Permite el control del acceso a la documentación
4- Ahorro de espacio en las organizaciones al poder
trasladar su documentación a empresas que se encargan de la gestión documental
profesional.
5- Información ordenada por departamentos, categorías…
y con todos los parámetros necesarios.
6- Fácil acceso a la documentación concreta que puede
requerir en un determinado momento una organización.
7- Seguridad a la hora de custodiar la documentación de
una empresa.
8- Digitalización de la información requerida por la empresa
para su fácil consulta y accesibilidad y distribución fácil mediante los
conectores de salida de la documentación, que nos permiten enviar por Email,
Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web.
9- Integración de la documentación del sistema de
gestión documental con otros sistemas de la empresa.
10- Indexación de los metadatos para su fácil
recuperación.
11- Posibilidad de definir ciclos de vida de un
documento.
12- Ahorro de tiempo en la búsqueda de información /
documentación.
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