INTRODUCCIÓN

 

 

Se  entiende  por  Gestión  Documental  el  conjunto  de  normas  técnicas y  prácticas  usadas  para  administrar  el  flujo  de  documentos  de  todo tipo  en  una  organización,  permitir  la  recuperación  de  información desde  ellos,  determinar  el  tiempo  que  los  documentos  deben guardarse,  eliminar  los  que  ya  no  sirven  y  asegurar  la  conservación indefinida  de  los  documentos  más  valiosos,  aplicando  principios  de racionalización  y  economía. El  objetivo  principal  de la  gestión documental es racionalizar dentro  de  lo  posible  el  uso  de este tipo de información. En lo que a seguridad  se  refiere  son dos las principales funciones de un sistema de gestión documental: garantizar la integridad de los documentos, evitando perdidas  o  deterioros  de  los  mismos y restringir el acceso a la documentación  solamente a las personas autorizadas.  Respecto a la indexación, solamente hay que decir que los documentos han de ser recuperables  fácilmente  por  los  usuarios,  ya  sea por jerarquías, búsqueda por texto o mediante sistemas de carpetas o el sistema digital, para que se emplee el mínimo tiempo posible en este tipo de tareas.