jueves, 14 de mayo de 2015
miércoles, 13 de mayo de 2015
jueves, 7 de mayo de 2015
NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA
Normativa
LEY 594 DE 2000
(Julio 14)
por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
El Congreso de Colombia
DECRETA:
T I T U L O I
OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES
ARTÍCULO 1º. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
ARTÍCULO 2º. Ambito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.
ARTÍCULO 3º. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así:
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos...
Mas información:
miércoles, 6 de mayo de 2015
ARCHIVO
El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:
- El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
- El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
- La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.
TIPOS DE ARCHIVO
Archivos de Gestión, (activo) son aquellos que permanecen en una oficina mientras están en tramite, pueden estar en un lapso de 1 a 5 años.
Archivo Central,(semi-activo) son los que después de haber cumplido su gestión o tramite pasan a un deposito, con el fin de ser conservados un tiempo predeterminado, según lo que se tenga establecido en las tablas de retención.
Archivos Histórico (inactivo), Son la selección de los documentos que reflejan la memoria institucional, con el fin de generar en el futuro investigación.
martes, 5 de mayo de 2015
ORIGEN Y EVOLUCIÓN DE LOS ARCHIVOS
El archivo como tal nace como una necesidad de la vida
pública y privada de las sociedades porque serán la memoria y la garantía de
derechos, obligaciones, y en definitiva, de las relaciones sociales. Ya en la antigua
Mesopotamia, mediados del IV milenio a.C. y en el antiguo Egipto, en unas
civilizaciones que se basaban en la agricultura e irrigación, la necesidad de
contabilizar las cosechas, de garantizar la propiedad de las parcelas, de saber
cuándo le correspondía regar a cada uno sus
parcelas, etc. la necesidad de
regular la vida social requería la aparición de un instrumento tan importante como
es la escritura. Y la escritura requería también un soporte, que al principio
era la arcilla. Eran una especie de tablillas de arcilla donde unos escribas
llevaban el registro de todo. Son las tablillas de escritura cuneiforme que
casi siempre trataban asuntos económicos. Son los primeros documentos escritos
donde aparecen relaciones sociales.
Con los griegos y los romanos la vida pública se fue
haciendo más activa y complicada. En estas civilizaciones el archivo surge como
una institución con vida propia y que tiene su propia identidad. El archerion
griego y el archivium o tabularium romano fueron instituciones establecidas por la legislación
de la época.
También la importancia que se concedió a los archivos viene dada
por la aparición de los archiveros, areópagos en Grecia y censores en Roma. Los
archivos cobran importancia por su doble utilidad: administrativa y jurídica.
El documento de Archivo va a tener su importancia durante la
Edad Media por su sentido utilitario, por cuanto el documento servía para
garantizar privilegios, inmunidades o derechos. Así van a ir apareciendo las
primeras chancillerías reales, los archivos nobiliarios y los archivos eclesiásticos,
en una época en la que el poder estaba atomizado. También en la Edad Media
comienzan a aparecer los primeros archivos municipales.
Con el Renacimiento surgieron las monarquías autoritarias y
con ellas el concepto de Estado Moderno. La vida administrativa se hace más
compleja y empiezan a aparecer nuevas instituciones y con ellas aparecen los
Archivos del Estado.
La Revolución Francesa en 1879 supuso un cambio de los
archivos al sustituirse el sentido de la propiedad particular de los archivos por
el sentido de la propiedad nacional. Los documentos ya no son del rey si no de
la nación, por ello se establece el carácter de archivos públicos.
lunes, 4 de mayo de 2015
RAZONES PARA IMPLANTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La gestión documental, realmente puede abarcar todo el
proceso que lleva la documentación en una empresa (creación, modificación, almacenamiento, consulta,
tratamiento, destrucción). Es imprescindible que las empresas tengan métodos o formas
de gestionar su documentación, porque la mejora va ser notoria en muchos
aspectos. A continuación daremos algunas razones por las cuales es ideal
implementar un sistema de gestión documental:
1- Se reducen los costos documentales de la empresa,
porque se dispondrá de tecnología más barata para realizar las mismas
tareas.
2- Aumenta la eficacia que tiene el personal, no se van
ha producir pérdidas de tiempo para buscar la documentación.
3- Permite el control del acceso a la documentación
4- Ahorro de espacio en las organizaciones al poder
trasladar su documentación a empresas que se encargan de la gestión documental
profesional.
5- Información ordenada por departamentos, categorías…
y con todos los parámetros necesarios.
6- Fácil acceso a la documentación concreta que puede
requerir en un determinado momento una organización.
7- Seguridad a la hora de custodiar la documentación de
una empresa.
8- Digitalización de la información requerida por la empresa
para su fácil consulta y accesibilidad y distribución fácil mediante los
conectores de salida de la documentación, que nos permiten enviar por Email,
Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web.
9- Integración de la documentación del sistema de
gestión documental con otros sistemas de la empresa.
10- Indexación de los metadatos para su fácil
recuperación.
11- Posibilidad de definir ciclos de vida de un
documento.
12- Ahorro de tiempo en la búsqueda de información /
documentación.
domingo, 3 de mayo de 2015
¿PARA QUE NOS SIRVE?
De hecho, si nos detenemos a pensar un momento, la inmensa mayoría de las tareas que realizamos todos los días en las empresa, llevan al menos un documento. Y otras tareas, menos habituales, deberíamos documentarlas para cuando volvamos a necesitar realizarlas.
Esto significa que nuestro trabajo siempre está relacionado con algún tipo de documento y que dicho documento, no es más que el medio por el cual traspasamos información y, en consecuencia, ejecutamos tareas. Por tanto, se refleja la necesidad de la gestión de los documentos, ya que con ello, se mejoran los procesos y la productividad tanto de los empleados, como de la empresa.
Los beneficios claves de la gestión documental son: Establecer un nuevo espacio de trabajo compartido empresa/cliente, aumentar el valor institucional, evitar la duplicación de tareas, así como los tiempos de búsqueda de información interna e incrementar la calidad de servicio y la productividad.
Mas información en: http://www.infocopy.es/index.php/1/noticias/105/125/%C2%BFqu%C3%A9-es-la-gesti%C3%B3n-documental-y-para-qu%C3%A9-sirve
sábado, 2 de mayo de 2015
INTRODUCCIÓN
Se entiende por Gestión Documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. El objetivo principal de la gestión documental es racionalizar dentro de lo posible el uso de este tipo de información. En lo que a seguridad se refiere son dos las principales funciones de un sistema de gestión documental: garantizar la integridad de los documentos, evitando perdidas o deterioros de los mismos y restringir el acceso a la documentación solamente a las personas autorizadas. Respecto a la indexación, solamente hay que decir que los documentos han de ser recuperables fácilmente por los usuarios, ya sea por jerarquías, búsqueda por texto o mediante sistemas de carpetas o el sistema digital, para que se emplee el mínimo tiempo posible en este tipo de tareas.
viernes, 1 de mayo de 2015
PROGRAMA:
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL
N° DE FICHA: 750525
CENTRO DE BIOTECNOLOGÍA AGROPECUARIO
SENA - MOSQUERA (CUND)
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